Documents de conformité d'un séparateur de graisse

Mis à jour le 22 octobre 2026 par l'équipe technique Séparateur Graisse, publié le 6 août 2026

Guide de référence : séparateur de graisse obligatoire : la réglementation complète.

Le dossier de conformité d'un séparateur de graisse repose sur 5 pièces : l'autorisation de déversement (article L.1331-10 du code de la santé publique), la note de dimensionnement, le certificat NF EN 1825, le procès-verbal de pose et le registre d'entretien. La conformité se prouve, elle ne se déclare pas.

Ces cinq pièces ont des origines différentes. Aucune ne remplace les autres, et aucune ne se reconstitue facilement une fois le moment passé.

Quelles sont les cinq pièces du dossier, et qui les produit ?

L'autorisation vient de la collectivité, la note de dimensionnement de vous, le certificat du fournisseur, le procès-verbal de l'installateur et le registre de l'exploitant.

La colonne du milieu est la plus importante. Chacune de ces pièces s'obtient sans difficulté au bon moment, et devient un problème dès qu'on la réclame plus tard. Un certificat demandé à la commande arrive avec le colis ; le même certificat réclamé trois ans après suppose de retrouver la facture, d'identifier le modèle et d'espérer que le fournisseur soit toujours en mesure de le rééditer. Le procès-verbal se rédige à la fin de l'installation d'un séparateur de graisse en 7 étapes, après l'essai d'étanchéité.

Une remarque sur l'ordre de ce tableau : il suit la chronologie d'un projet, de l'autorisation préalable jusqu'à l'exploitation courante. C'est aussi l'ordre dans lequel un contrôleur les demande, et donc l'ordre dans lequel il vaut mieux les classer.

Que contient chaque pièce du dossier ?

Chaque pièce établit un point précis : le droit de déverser, le choix du volume, la conception du produit, la pose et l'exploitation.

L'autorisation de déversement. Elle est délivrée au titre de l'article L.1331-10 du Code de la santé publique par la collectivité propriétaire du réseau. Elle identifie l'établissement et l'exploitant, décrit l'activité génératrice du rejet et fixe les conditions du déversement, dont l'obligation de prétraitement. Elle est nominative : un changement d'exploitant justifie une nouvelle demande, et c'est le premier point qu'un contrôleur vérifie. Le détail figure dans le séparateur de graisse est-il obligatoire.

La note de dimensionnement. C'est la seule pièce que vous produisez vous-même, et la plus souvent absente. Elle tient sur une demi-page : activité déclarée, couverts servis en pointe, nombre de services, postes raccordés, hypothèses retenues, débit de pointe obtenu, modèle choisi avec son débit maximal admissible, et la date. Elle relève de la méthode de la NF EN 1825-2 : le détail affiché par notre calculateur, qui part des couverts équivalents, n'en tient pas lieu.

Le certificat de conformité. Il rattache un modèle précis à NF EN 1825 et constitue la pièce opposable qui atteste de sa conception. Sans lui, un contrôleur ne peut pas vérifier votre déclaration et traite l'installation comme non justifiée, quel que soit l'aspect de l'appareil.

Le procès-verbal de pose. Signé par l'installateur, il mentionne la date, son identité, le modèle installé, le respect de la pente et le résultat de l'essai d'étanchéité. Il engage sa responsabilité sur des points qu'un exploitant ne peut pas attester lui-même.

Le registre d'entretien. Il retrace chaque intervention : date, intervenant, opération réalisée, observations. C'est la pièce vivante du dossier, et celle qu'un contrôleur croise systématiquement avec l'état constaté de l'appareil. Sa tenue est détaillée dans comment remplir le registre d'entretien.

Quelles pièces complètent le socle des cinq pièces ?

Selon votre situation, quatre documents viennent s'ajouter aux cinq précédents : justificatifs de vidange, justificatifs d'enlèvement des huiles, fiche technique et schéma de raccordement. Ils ne sont pas systématiquement réclamés, mais leur présence renforce nettement le dossier.

• Les justificatifs de vidange par prestataire. Quand l'entretien est externalisé, chaque passage donne lieu à un document identifiant l'établissement, la date, l'opération et la prise en charge de la matière retirée. Il s'ajoute à la ligne du registre, il ne la remplace pas.
• Les justificatifs d'enlèvement des huiles usagées. Ils concernent une filière distincte de celle du séparateur de graisse, et un contrôle attend les deux dossiers. Le sujet est traité dans séparateur de graisse et huiles usagées.
• La fiche technique du modèle. Elle documente le débit maximal admissible et les cotes, et permet de retrouver le modèle exact si le marquage de la cuve est devenu illisible.
• Le schéma de raccordement. Un simple croquis, même fait à la main, montrant les postes de la cuisine et leur passage par l'appareil. Il répond en un coup d'oeil à la question qui occupe l'essentiel d'une visite, puisque les canalisations sont encastrées.

La facture d'achat mérite une mention à part : ce n'est pas une pièce de conformité au sens strict, mais c'est elle qui permet d'identifier le modèle et de faire rééditer un certificat perdu. À ce titre, elle se classe avec le reste plutôt qu'avec la comptabilité.

Ces quatre pièces ont un point commun avec les cinq précédentes : elles ne coûtent rien à obtenir sur le moment et deviennent difficiles à produire rétrospectivement. Le schéma de raccordement est le seul que vous puissiez encore établir des années plus tard, à condition d'avoir accès au circuit.

Comment reconstituer un dossier incomplet ?

Pièce par pièce, sans chercher à tout régler d'un coup, et sans jamais reconstituer le registre. C'est la situation la plus fréquente, en particulier après une reprise de local.

L'autorisation de déversement absente. Elle se demande à la collectivité, et cette démarche est de toute façon nécessaire en cas de changement d'exploitant. La demande se prépare avec l'identification de l'établissement, la description de l'activité, celle du prétraitement et un schéma de principe.

Le certificat introuvable. Deux voies. Si le modèle est identifiable, par un marquage sur la cuve ou par la facture d'origine, le fournisseur peut souvent le rééditer. Si l'appareil n'est rattachable à rien, il faut en tirer la conséquence : un équipement sans référence de conception n'est pas justifiable, et mieux vaut programmer son remplacement que défendre un dossier vide pendant des mois.

Le procès-verbal de pose manquant. Réclamé à un artisan passé à d'autres chantiers, il est rarement récupérable. En revanche, une intervention ultérieure sur l'installation, par exemple lors d'un remplacement de joint ou d'une reprise de raccordement, est l'occasion d'obtenir une attestation datée qui vaudra pour la suite.

Le registre vide. C'est la seule pièce qu'il ne faut jamais reconstituer. Un registre rempli d'un seul trait, à l'encre identique, sur une longue période, se repère immédiatement et fait basculer l'échange d'un terrain technique vers un terrain de sincérité. Ouvrez-en un nouveau, avec une première ligne honnête indiquant la date d'ouverture et l'état trouvé. Un historique court mais crédible vaut infiniment mieux qu'un historique long et fabriqué.

Un principe guide l'ensemble de cette reconstitution : privilégiez toujours une pièce vraie et récente à une pièce ancienne et douteuse. Un dossier qui commence à la date de votre reprise, complet et cohérent à partir de là, se défend parfaitement. Un dossier qui prétend couvrir une période antérieure sans pouvoir l'étayer se retourne contre vous dès la première question précise.

Qu'est-ce qui rend une pièce opposable ?

Trois critères : qui l'a émise, si elle est datée et si elle nomme précisément l'équipement. Toutes les pièces n'ont pas la même force, et il est utile de savoir laquelle vous protège réellement dans quelle situation.

Une pièce émise par un tiers vaut mieux qu'une déclaration. Le certificat vient du fournisseur, le procès-verbal de l'installateur, l'autorisation de la collectivité, le justificatif de vidange du prestataire. Chacun engage la responsabilité de son émetteur, ce qui les rend difficiles à contester. À l'inverse, la note de dimensionnement et le registre sont vos propres écrits : leur force tient à leur cohérence avec le reste et avec l'état constaté de l'appareil.

Une pièce datée vaut mieux qu'une pièce sans date. C'est vrai de la note de dimensionnement, dont toute la valeur tient à ce qu'elle situe le calcul à un moment donné, et du registre, dont chaque ligne est une date. Une pièce non datée ne permet pas d'établir un ordre, donc pas de démontrer une exploitation suivie.

Une pièce précise vaut mieux qu'une pièce générale. Un certificat qui nomme un modèle est opposable, une mention commerciale de conformité aux normes en vigueur ne l'est pas. Un procès-verbal qui détaille le respect de la pente et le résultat de l'essai d'étanchéité vaut mieux qu'une attestation de passage.

Ces trois critères donnent une méthode simple pour évaluer un dossier existant : pour chaque pièce, demandez-vous qui l'a émise, si elle est datée et si elle nomme précisément l'équipement. Une pièce qui échoue sur les trois n'apportera rien le jour où elle sera examinée.

Comment classer le dossier, et à qui profite-t-il ?

Dans une chemise unique gardée sur le lieu d'exploitation, et il sert aussi lors d'une cession de fonds, d'un bail, d'une assurance ou d'un litige. Le rangement compte autant que le contenu, et la méthode qui tient dans la durée est délibérément rudimentaire.

Une chemise cartonnée unique, gardée sur le lieu d'exploitation et non au siège, à un emplacement connu de plusieurs personnes. Dedans, dans cet ordre : autorisation de déversement, note de dimensionnement datée, certificat de conformité, procès-verbal de pose, fiche technique, schéma de raccordement, registre d'entretien, puis les justificatifs classés du plus récent au plus ancien. Ce classement inversé répond directement à la question la plus fréquente en contrôle, celle de la dernière intervention.

Deux habitudes complètent le dispositif. Photographier chaque pièce dès son obtention et conserver les images dans un dossier partagé : le papier se perd, l'image reste. Et inscrire en première page le nom du responsable de l'entretien et celui de son remplaçant, ce qui répond d'avance à une question systématique.

Reste à mesurer ce que ce dossier apporte au-delà du contrôle, car c'est ce qui justifie le temps qu'on y consacre. Il est réclamé lors d'une cession de fonds, quand l'acquéreur ou son conseil examine l'état des installations, et son absence pèse dans la négociation. Lors d'un renouvellement de bail, quand le bailleur inventorie les équipements. Lors d'une souscription ou d'un changement de contrat d'assurance, où les moyens de prévention sont détaillés. Et en cas de litige avec une copropriété ou un gestionnaire portant sur l'encrassement d'une canalisation commune, où la démonstration qu'un prétraitement conforme fonctionnait et était entretenu est précisément ce qui vous sort du dossier.

Un dossier constitué une fois évite d'être reconstitué trois fois. Pour toute question sur une pièce manquante ou sur la réédition d'un certificat, notre équipe répond au 01 84 80 50 34.

Questions fréquentes

Quels documents composent le dossier de conformité ?

Cinq pièces : l'autorisation de déversement délivrée par la collectivité, la note de dimensionnement que vous produisez, le certificat de conformité fourni par le vendeur, le procès-verbal de pose signé par l'installateur et le registre d'entretien tenu en continu par l'exploitant.

Que contient un certificat de conformité ?

Il rattache un modèle précis à la norme NF EN 1825 et constitue la pièce opposable qui atteste de sa conception. Il se demande au fournisseur au moment de la commande, se classe immédiatement et se photographie, car il ne se reconstitue pas facilement des années plus tard.

Le procès-verbal de pose est-il obligatoire ?

Il fait partie du dossier qu'un contrôleur s'attend à trouver. Signé par l'installateur, il atteste que la pose respecte la pente, le sens de circulation et l'étanchéité. Il s'obtient le jour même, avant le départ du poseur, et devient très difficile à réclamer ensuite.

Que faire si une pièce a été perdue ?

Cela dépend de la pièce. Un certificat peut souvent être réédité par le fournisseur si le modèle est identifiable par la facture ou le marquage. Un procès-verbal ancien est rarement récupérable. Un registre ne se reconstitue jamais : on en ouvre un nouveau, daté honnêtement.

Où conserver le dossier de conformité ?

Sur le lieu d'exploitation, en version papier, dans une chemise unique connue de plusieurs personnes. Un dossier archivé au siège social ou dans une boîte mail est indisponible le jour d'une visite, ce qui produit le même effet qu'un dossier inexistant.

Le dossier sert-il en dehors d'un contrôle ?

Oui, régulièrement. Il est réclamé lors d'une cession de fonds, d'un renouvellement de bail, d'une souscription ou d'un changement de contrat d'assurance, et lors d'un litige avec un bailleur ou une copropriété portant sur l'encrassement d'une canalisation commune du bâtiment.